Yurtdışında kullanılmak üzere Alman resmi belgelerinin ön tasdiki
Hizmet Tanımı
Yabancı makamlar ve mahkemeler, bir Alman resmi belgesini genellikle ancak gerçekliği resmi olarak kanıtlandığında tanır. Resmi belgeler, bir mahkeme, bir makam veya “resmi yetkiye sahip bir kişi” (örneğin bir noter) tarafından düzenlenmiş belgeler ve evraklar olarak tanımlanır.
Gerçeklik belgesi, legalizasyon veya apostil yoluyla sağlanabilir. Hangi prosedürün uygulanacağına karar veren unsur, Alman resmi belgesinin kullanılacağı ülkedir (“hedef ülke”). Alman resmi belgesinin legalizasyonu, Almanya’daki “hedef ülke”nin yurtdışı temsilciliği (büyükelçilik, konsolosluk) tarafından gerçekleştirilir. Legalizasyon yapılabilmesi için, belgelerin çeşitli Alman makamları tarafından aşamalı olarak ön tasdik ve üst tasdik işlemlerinden geçmesi, nadir durumlarda ise nihai tasdik işleminden de geçmesi gerekir. Artık birçok ülke, yabancı resmi belgelerin tasdik yükümlülüğünden muaf tutulmasına ilişkin Lahey Sözleşmesi’ne (Apostil Sözleşmesi) katılmıştır; bunların arasında Federal Almanya Cumhuriyeti de bulunmaktadır. Bu ülkeler için, resmi belgenin yetkili bir Alman makamı – Hessen eyaletinde bu makamlar eyalet idare başkanlıklarıdır – tarafından Apostil ile tasdik edilmesi yeterlidir. Bunun için de öncelikle yerinde bir ön tasdik işlemi gerçekleştirilmelidir. Apostil sayesinde Alman belgesi yurtdışında doğrudan tanınır. Ancak, bir ülke diğer ülkenin Apostil Sözleşmesi’ne katılımına itiraz etmişse, Apostil Sözleşmesi iki ülke arasındaki belge alışverişinde geçerli olmaz. Daha fazla bilgiyi Dışişleri Bakanlığı’nın web sitesinde veya Apostil Sözleşmesi’nde bulabilirsiniz.
Fulda İlçesi İlçe Komitesi, hem yasallaştırma hem de apostil işlemleri öncesinde, ilçe sınırları içindeki bir belediye idaresi tarafından düzenlenmiş Alman resmi belgelerinin ön tasdiki konusunda yetkilidir. Bu kapsamda en sık karşılaşılan belgeler arasında nüfus kayıt belgeleri (örneğin doğum, evlilik, ölüm ve evlilik dışı birliktelik belgeleri ile tasdikli sicil kayıtları) ve Fulda İlçesi’ndeki nüfus dairelerinden alınan isim değişikliği veya isim kullanma belgeleri ile Fulda İlçesi’ndeki nüfus kayıt büroları/vatandaş hizmet bürolarından alınan ikamet belgeleri ve tasdikli belge kopyaları/fotokopileri.
İşlem Akışı
Yurtdışında kullanılacak bir Alman resmi belgesi, aslı ile birlikte Fulda İlçe İdaresi’ndeki Vatandaş Hizmetleri Birimi’ne teslim edilmeli veya posta yoluyla gönderilmelidir. Bu işlem için, aşağıdakileri belirten bir başvuru formu (bkz. Başvurular/Formlar) gereklidir:
- belgenin yurtdışında kullanılmak üzere tasdik edilmesi gerektiği,
- belgenin hangi “hedef ülkede” kullanılacağı (zorunlu bilgi; bu bilgi olmadan işlem yapılamaz) ve
- belgenin kime ve hangi adrese geri gönderilmesi gerektiği;
- Ayrıca, olası sorularımız için bir telefon numarası veya e-posta adresi de belirtmenizi rica ederiz.
Ön tasdik işlemini tamamladıktan sonra, belge tarafımızdan Kassel Bölge İdare Başkanlığı’na gönderilir. Kassel Bölge İdare Başkanlığı, işlemleri tamamlanmış belgeyi posta yoluyla size geri gönderir. İşlem süresi genellikle en fazla 14 gündür. Yalnızca çok acil durumlarda, ön tasdikli belgenin size teslim edilmesi ve doğrudan Kassel Bölge İdare Başkanlığı’na başvurmanız mümkündür. Bunun için mutlaka randevu almanız gerekmektedir.
Koşullar
- ilçedeki bir yerel yönetim tarafından düzenlenmiş, düzenleyicinin el yazısı imzası ve mührü/resmi damgası bulunan aslına uygun resmi belge
- Bunlara tasdikli fotokopiler/kopyalar (örneğin pasaportlar, kimlik kartları, ağır engelli kartları, avcılık ve balıkçılık ruhsatları, özel sözleşmeler, Sosyal Güvenlik Kurumu kararları, sertifikalar) ve yukarıda belirtilen düzenleme özelliklerini taşıyan resmi imza tasdikleri (örn. hayatta olma belgeleri) de buna dahildir
Aşağıdakiler uygun değildir:
- basit kopyalar
- imzasız resmi belgeler
- Yalnızca Alman makamlarına yönelik olan
resmi belgeler (belge üzerinde amaç sınırlaması ibaresi) - Artık orijinal durumlarında olmayan belgeler
(örneğin, sonradan eklenmiş notlar, düzeltme kalemi veya tükenmez kalemle yapılan değişiklikler, üstü çizilmiş kısımlar, açılmış mühürler, yırtılmış belgeler) - Nüfus kayıt belgelerinin tasdikli kopyaları
(bu belgelerin düzenlenmesi artık genel olarak yasaktır) - özel beyanlar, sözleşmeler, belgeler
- yabancı belgeler
Fulda İlçesi aşağıdaki konularda yetki sahibi değildir:
- Fulda ilçesinde düzenlenmemiş tüm resmi belgeler
- Asliye Mahkemesi ve Bölge Mahkemesi’nin kararları ve hükümleri; yerel mahkemeler veya tahkim mahkemeleri tarafından düzenlenmiş belgeler; noter tasdikli belgeler; yeminli çevirmenler tarafından yapılan çeviriler (bu konuda Fulda Bölge Mahkemesi veya başka bir Bölge Mahkemesi yetkilidir)
- Adli sicil belgeleri
(bu konuda yetki, Federal Adalet Dairesi ve Federal Dışişleri Dairesi’ne aittir) - Diğer federal makamların belgeleri ve kararları
(bu konuda yetki Federal Dışişleri Bakanlığı’na aittir) - Okul karnelerinin aslı
(bu konuda yetki Devlet Eğitim Müdürlüğü’ne aittir) - Fulda
Üniversitesi’nden alınan yükseköğretim mezuniyet belgelerinin asılları (sertifika, diploma, Diploma Supplement) (bu konuda yetki Fulda Üniversitesi’ne aittir) - Vergi dairesinin kararları ve belgeleri
(bu konuda Fulda Vergi Dairesi yetkilidir) - tıbbi ve klinik belgeler
(bu konuda ilçe sağlık müdürlüğü yetkilidir)
Hangi ücretler uygulanır?
Kassel Bölge İdaresi, belge başına 25,00 Euro ücret almaktadır. Fulda İlçesi ise ön tasdik için herhangi bir ücret almamaktadır.
Başvurular / Formlar