التصديق المسبق على الوثائق الرسمية الألمانية لاستخدامها في الخارج
وصف الخدمة
غالبًا ما لا تعترف السلطات والمحاكم الأجنبية بوثيقة رسمية ألمانية إلا إذا تم إثبات صحتها رسميًا. ويُقصد بالوثائق الرسمية تلك الوثائق والمستندات التي أصدرتها محكمة أو سلطة أو «شخص يتمتع بالمصداقية العامة»، مثل كاتب العدل.
يمكن إثبات صحة الوثيقة عن طريق التصديق أو الأبوستيل. ويعتمد اختيار الإجراء الذي سيتم تطبيقه على الدولة التي سيُستخدم فيها المستند العام الألماني («الدولة المقصودة»). تتم تصديق الوثيقة العامة الألمانية من خلال البعثة الدبلوماسية (السفارة أو القنصلية) التابعة لـ«الدولة المقصودة» في ألمانيا. وقبل أن يصبح التصديق ممكنًا، يجب أن تخضع الوثائق لتصديق أولي وتصديق ثانوي على مراحل من قبل مختلف السلطات الألمانية، وفي حالات قليلة، تصديق نهائي أيضًا. وقد انضمت العديد من الدول في الوقت الحالي إلى اتفاقية لاهاي لإعفاء الوثائق الرسمية الأجنبية من التصديق (اتفاقية الأبوستيل)، ومن بينها جمهورية ألمانيا الاتحادية. بالنسبة لهذه الدول، يكفي أن يتم تزويد الوثيقة الرسمية بختم «أبوستيل» من قبل سلطة ألمانية مختصة – وهي في ولاية هيسن «مكاتب رئاسة الحكومة» (Regierungspräsidien). ويجب في هذه الحالة أيضًا إجراء التصديق الأولي محليًّا أولاً. وبفضل ختم «أبوستيل»، يتم الاعتراف بالوثيقة الألمانية في الخارج مباشرةً. ومع ذلك، لا تنطبق اتفاقية الأبوستيل على تبادل الوثائق بين دولتين إذا كانت إحدى الدولتين قد اعترضت على انضمام الدولة الأخرى إلى الاتفاقية. يمكنكم العثور على مزيد من المعلومات على الموقع الإلكتروني لوزارة الخارجية أو في نص اتفاقية الأبوستيل.
تتولى اللجنة المحلية لمقاطعة فولدا مسؤولية التصديق المسبق على الوثائق الرسمية الألمانية التي أصدرتها إحدى الإدارات البلدية في المقاطعة، سواء في مرحلة ما قبل التصديق القانوني أو الحصول على شهادة الأبوستيل. وتشمل الوثائق الأكثر شيوعًا في هذا الصدد شهادات الأحوال المدنية (مثل شهادات الميلاد والزواج والوفاة والشراكة الحياتية، بالإضافة إلى نسخ السجلات المصدقة) وشهادات تغيير الاسم أو استخدام الاسم الصادرة عن مكاتب الأحوال المدنية في مقاطعة فولدا، بالإضافة إلى شهادات التسجيل السكني ونسخ/استنساخات الوثائق المصدقة الصادرة عن مكاتب التسجيل السكني/مكاتب خدمة المواطنين في مقاطعة فولدا.
خطوات الإجراء
يجب تقديم أي وثيقة رسمية ألمانية يُراد استخدامها في الخارج كوثيقة أصلية إلى قسم خدمة المواطنين في مكتب مقاطعة فولدا أو إرسالها عبر البريد. وفي هذا الصدد، يلزم تقديم طلب (انظر الطلبات/النماذج) يتضح منه،
- أن يتم التصديق على الوثيقة لاستخدامها في الخارج،
- «البلد المقصود» الذي سيُستخدم فيه المستند (معلومة إلزامية، ولا يمكن معالجة الطلب بدونها) و
- إلى من وإلى أي عنوان يجب إعادة إرسال الوثيقة؛
- كما نرجو منكم تزويدنا برقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني في حال وجود أي استفسارات.
بعد إتمام عملية التصديق المسبق، نقوم بإرسال الوثيقة إلى مقر رئاسة الحكومة الإقليمية في كاسل. ويقوم مقر رئاسة الحكومة الإقليمية في كاسل بإعادة إرسال الوثيقة النهائية إليك عبر البريد. تستغرق مدة المعالجة عادةً ما يصل إلى 14 يومًا. ولا يُسمح بتسليم الوثيقة المُصدَّقة مسبقًا إليك لتقديمها مباشرةً إلى مقر رئاسة الحكومة في كاسل إلا في الحالات العاجلة جدًّا. ولهذا الغرض، يجب عليك حجز موعد مسبقًا.
الشروط
- وثيقة رسمية أصلية تحمل توقيعًا بخط اليد وختمًا/ختمًا رسميًا من الجهة المُصدِرة، صادرة عن إحدى الإدارات المحلية في المقاطعة
- ويشمل ذلك أيضًا النسخ/الصور المصدقة (مثل جوازات السفر، وبطاقات الهوية، وبطاقات الإعاقة الشديدة، وتراخيص الصيد وصيد الأسماك، والعقود الخاصة، وقرارات مكتب الرعاية الاجتماعية، والشهادات)، بالإضافة إلى التصديقات الرسمية للتوقيعات (مثل تلك الموجودة على شهادات الحياة)، التي تتوافر فيها سمات الإصدار المذكورة أعلاه
الآتي غير صالح:
- نسخ بسيطة
- مستندات رسمية مطبوعة دون توقيع
- الوثائق الرسمية المخصصة حصريًّا للسلطات الألمانية
(مع ملاحظة تحديد الغرض على الوثيقة) - المستندات التي لم تعد في حالتها الأصلية
(مثل الملاحظات المضافة لاحقًا، أو التعديلات باستخدام قلم تصحيح أو قلم حبر، أو الحذوفات، أو الأختام المفتوحة، أو المستندات الممزقة) - نسخ مصدقة من شهادات السجل المدني
(أصبح إصدارها غير مسموح به بشكل عام في الوقت الحالي) - البيانات الخاصة، العقود، الوثائق
- الشهادات الأجنبية
لا تندرج ضمن اختصاص مقاطعة فولدا الأمور التالية:
- جميع الوثائق الرسمية التي لم تصدر في مقاطعة فولدا
- الأوامر والأحكام الصادرة عن المحكمة الجزئية والمحكمة الإقليمية؛ الوثائق الصادرة عن المحاكم المحلية أو هيئات التحكيم؛ السندات الموثقة؛ الترجمات التي يقوم بها مترجمون محلفون (تتولى المحكمة الإقليمية في فولدا أو أي محكمة إقليمية أخرى الاختصاص في هذا الشأن)
- شهادات
حسن السيرة والسلوك (تتولى المكتب الاتحادي للعدل والمكتب الاتحادي للشؤون الخارجية مسؤولية إصدارها) - الشهادات والقرارات الصادرة عن السلطات الاتحادية الأخرى
(تتولى المكتب الاتحادي للشؤون الخارجية المسؤولية في هذا الشأن) - الشهادات المدرسية الأصلية
(تتولى إدارة التعليم الحكومية مسؤولية ذلك) - شهادات التخرج الجامعية الصادرة عن جامعة فولدا
(الشهادة، الوثيقة الرسمية، ملحق الشهادة) في نسختها الأصلية (تتولى جامعة فولدا مسؤولية إصدارها) - القرارات والشهادات الصادرة عن مصلحة
الضرائب (تتولى مصلحة الضرائب في فولدا هذه المهمة) - الوثائق
الطبية والسريرية (تتولى إدارة الصحة في المقاطعة المسؤولية عن ذلك)
ما هي الرسوم المطلوبة؟
تفرض إدارة ولاية كاسل رسومًا قدرها 25,00 يورو عن كل وثيقة. أما مقاطعة فولدا فلا تفرض أي رسوم على التصديق المسبق.
الطلبات / النماذج