Vorbeglaubigung deutscher öffentlicher Urkunden zur Auslandsverwendung
Leistungsbeschreibung
Ausländische Behörden und Gerichte erkennen eine deutsche öffentliche Urkunde oft nur dann an, wenn ihre Echtheit offiziell nachgewiesen wird. Als öffentliche Urkunden werden Urkunden und Dokumente bezeichnet, die von einem Gericht, einer Behörde oder von einer „mit öffentlichem Glauben versehenen Person“, z.B. einem Notar, erstellt wurden.
Der Echtheitsnachweis kann durch Legalisation oder Apostille geführt werden. Entscheidend dafür, welches Verfahren zur Anwendung kommt, ist der Staat, in dem die deutsche öffentliche Urkunde verwendet werden soll („Zielland“). Die Legalisation der deutschen öffentlichen Urkunde findet durch die Auslandsvertretung (Botschaft, Konsulat) des „Ziellandes“ in Deutschland statt. Bevor eine Legalisation möglich ist, müssen die Urkunden schrittweise durch verschiedene deutsche Behörden vorbeglaubigt und überbeglaubigt, in wenigen Fällen auch noch endbeglaubigt werden. Viele Länder sind inzwischen dem Haager-Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Apostille-Übereinkommen) beigetreten, darunter auch die Bundesrepublik Deutschland. Für diese Länder genügt es, wenn die öffentliche Urkunde von einer dafür zuständigen deutschen Behörde – in Hessen die Regierungspräsidien – mit einer Apostille versehen wurde. Auch hierfür muss vor Ort zunächst eine Vorbeglaubigung stattfinden. Mit der Apostille wird die deutsche Urkunde im Ausland unmittelbar anerkannt. Das Apostille-Übereinkommen findet im Urkundenverkehr zweier Staaten allerdings keine Anwendung, wenn ein Land gegen den Beitritt des anderen Landes zum Apostille-Übereinkommen Einspruch erhoben hat. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Auswärtigen Amtesbzw. im Apostille-Übereinkommen.
Der Kreisausschuss des Landkreises Fulda ist sowohl im Vorfeld einer Legalisation als auch einer Apostille zuständig für die Vorbeglaubigung von deutschen öffentlichen Urkunden, die von einer Kommunalverwaltung im Landkreis ausgestellt worden sind. Die häufigsten Dokumente stellen hierbei Personenstandsurkunden (z.B. Geburts-, Ehe-, Sterbe- und Lebenspartnerschaftsurkunden sowie beglaubigte Registerausdrucke) und Namensänderungs- bzw. Namensführungs-Bescheinigungen der Standesämter im Landkreis Fulda sowie Meldebescheinigungen und beglaubigte Dokumenten-Kopien/Ablichtungen der Meldeämter/Bürgerbüros im Landkreis Fulda dar.
Verfahrensablauf
Eine deutsche öffentliche Urkunde, die im Ausland verwendet werden soll, muss als originales Dokument beim Bürgerservice im Landratsamt Fulda abgegeben oder per Post eingereicht werden. Hierbei wird ein Antrag (siehe Anträge/Formulare) benötigt, aus dem hervorgeht,
- dass die Überbeglaubigung der Urkunde für eine Auslandsverwendung erfolgen soll,
- in welchem „Zielland“ die Urkunde verwendet werden soll (Pflichtangabe, ohne die eine Bearbeitung nicht möglich ist) und
- an wen und an welche Anschrift die Urkunde wieder zurückgesendet werden soll;
- zusätzlich bitten wir um eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für eventuelle Rückfragen.
Nachdem wir die Vorbeglaubigung vorgenommen haben, wird die Urkunde von uns an das Regierungspräsidium Kassel versendet. Das Regierungspräsidium Kassel sendet die fertig gestellte Urkunde per Post an Sie zurück. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel bis zu 14 Tage. Nur in sehr dringenden Fällen ist es möglich, dass die vorbeglaubigte Urkunde an Sie ausgehändigt wird, um direkt beim Regierungspräsidium Kassel vorzusprechen. Dafür sollten Sie zwingend einen Termin vereinbaren.
Voraussetzungen
- originale öffentliche Urkunde mit händischer Unterschrift und Siegel/Behördenstempel der/des Ausstellenden, die von einer Kommunalverwaltung im Landkreis stammt
- dazu zählen auch beglaubigte Kopien/Ablichtungen (z.B. von Reisepässen, Personalausweisen, Schwerbehindertenausweisen, Jagd- und Fischereischeinen, privaten Verträgen, Bescheiden des Versorgungsamtes, Zeugnissen) sowie amtliche Unterschriftsbeglaubigungen (z.B. auf Lebensbescheinigungen), die die vorgenannten Ausstellungsmerkmale besitzen
Untauglich sind:
- einfache Kopien
- behördliche Ausdrucke ohne Unterschrift
- öffentliche Urkunden, die nur für deutsche Behörde bestimmt sind
(Zweckbindungsvermerk auf der Urkunde) - Urkunden, die sich nicht mehr im Originalzustand befinden
(z.B. nachträgliche Notizen, Veränderungen mit Korrekturroller bzw. -stift, Streichungen, geöffnete Siegelverbindungen, zerrissene Urkunden) - beglaubigte Kopien von standesamtlichen Urkunden
(deren Ausstellung ist inzwischen generell unzulässig) - private Erklärungen, Verträge, Urkunden
- ausländische Urkunden
Nicht zuständig ist der Landkreis Fulda für:
- alle öffentlichen Urkunden, die nicht im Landkreis Fulda ausgestellt wurden
- Gerichtsbeschlüsse und -urteile des Amtsgerichtes und Landgerichtes; Dokumente, die von Ortsgerichten oder Schiedsgerichten ausgefertigt wurden; notarielle Urkunden; Übersetzungen von vereidigten Übersetzern (hierfür ist das Landgericht Fulda bzw. ein anderes Landgericht zuständig)
- Führungszeugnisse
(hierfür sind das Bundesamt für Justiz und das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zuständig) - Urkunden und Bescheide anderer Bundesbehörden
(hierfür ist das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zuständig) - schulische Zeugnisse im Original
(hierfür ist das Staatliche Schulamt zuständig) - Bescheinigungen über Hochschulabschlüsse der Hochschule Fulda
(Zeugnis, Urkunde, Diploma Supplement) im Original (hierfür ist die Hochschule Fulda zuständig) - Bescheide und Bescheinigungen des Finanzamtes
(hierfür ist das Finanzamt Fulda zuständig) - ärztliche und klinische Dokumente
(hierfür ist das Gesundheitsamt des Landkreises zuständig)
Welche Gebühren fallen an?
Das Regierungspräsidium Kassel erhebt pro Dokument eine Gebühr von 25,00 Euro. Der Landkreis Fulda erhebt für die Vorbeglaubigung keine Gebühren.
Anträge / Formulare