Попереднє засвідчення німецьких офіційних документів для використання за кордоном
Опис послуг
Іноземні органи влади та суди часто визнають німецький офіційний документ лише в тому випадку, якщо його автентичність офіційно підтверджена. Офіційними документами називаються акти та документи, складені судом, органом влади або «особою, наділеною публічною вірою», наприклад, нотаріусом.
Підтвердження автентичності може здійснюватися шляхом легалізації або апостилю. Вибір процедури залежить від держави, в якій планується використовувати німецький офіційний документ («країна призначення»). Легалізація німецького офіційного документа здійснюється представництвом «країни призначення» (посольством, консульством) у Німеччині. Перш ніж легалізація стане можливою, документи повинні поетапно пройти попереднє засвідчення та повторне засвідчення в різних німецьких органах влади, а в окремих випадках — ще й остаточне засвідчення. Наразі багато країн приєдналися до Гаазької конвенції про скасування легалізації іноземних офіційних документів (Конвенція про апостиль), у тому числі й Федеративна Республіка Німеччина. Для цих країн достатньо, щоб офіційний документ був засвідчений апостилем відповідним німецьким органом влади — у Гессені це урядові президії. Для цього також спочатку має відбутися попереднє засвідчення на місці. З апостилем німецький документ безпосередньо визнається за кордоном. Однак Конвенція про апостиль не застосовується в обміні документами між двома державами, якщо одна з країн висловила заперечення проти приєднання іншої країни до Конвенції про апостиль. Додаткову інформацію можна знайти на веб-сайті Міністерства закордонних справ або в тексті Конвенції про апостиль.
Районний комітет округу Фульда відповідає за попереднє засвідчення німецьких офіційних документів, виданих органами місцевого самоврядування в межах округу, як на етапі, що передує легалізації, так і на етапі отримання апостилю. Найпоширенішими документами в цьому випадку є документи про цивільний стан (наприклад, свідоцтва про народження, шлюб, смерть та цивільний шлюб, а також завірені виписки з реєстрів) та довідки про зміну прізвища або про використання прізвища, видані органами реєстрації актів цивільного стану в окрузі Фульда, а також довідки про реєстрацію за місцем проживання та завірені копії/відбитки документів, видані органами реєстрації за місцем проживання/громадянськими службами в окрузі Фульда.
Хід процедури
Німецький офіційний документ, який планується використовувати за кордоном, необхідно подати в оригіналі до служби обслуговування громадян у районній адміністрації Фульди або надіслати поштою. Для цього потрібно заповнити заяву (див. «Заяви/бланки»), у якій має бути вказано,
- що легалізація документа має здійснюватися для використання за кордоном,
- у якій «країні призначення» планується використовувати документ (обов’язкова інформація, без якої опрацювання неможливе) та
- кому та на яку адресу слід повернути документ;
- Крім того, просимо вказати номер телефону або адресу електронної пошти для можливих запитань.
Після проведення попереднього засвідчення ми надсилаємо документ до Управління у справах землі Кассель. Управління у справах землі Кассель надсилає вам готовий документ поштою. Термін обробки, як правило, становить до 14 днів. Лише у дуже термінових випадках попередньо завірений документ може бути виданий вам для безпосереднього звернення до адміністративного управління Касселя. Для цього вам обов’язково слід домовитися про зустріч.
Вимоги
- оригінал офіційного документа з власноручним підписом та печаткою/офіційним штампом органу, що його видав, виданий органом місцевого самоврядування в цьому районі
- до них також належать завірені копії/фотокопії (наприклад, паспортів, посвідчень особи, посвідчень інвалідів, посвідчень на полювання та риболовлю, приватних договорів, рішень органу соціального забезпечення, свідоцтв), а також офіційні засвідчення підписів (наприклад, на свідоцтвах про життя), які мають зазначені вище ознаки видачі
Непридатними є:
- прості копії
- офіційні роздруківки без підпису
- офіційні документи, призначені виключно для німецьких органів влади
(відмітка про цільове призначення на документі) - Документи, які більше не перебувають у первісному стані
(наприклад, пізніші нотатки, зміни, внесені коректорним олівцем або ручкою, викреслення, порушені печатки, порвані документи) - завірені копії актів цивільного стану
(видача яких на даний час загалом заборонена) - приватні заяви, договори, документи
- іноземні документи
Район Фульда не має повноважень щодо:
- усі офіційні документи, які не були видані в окрузі Фульда
- Судові постанови та рішення районного та земельного судів; документи, оформлені місцевими судами або арбітражними судами; нотаріальні акти; переклади, виконані присяжними перекладачами (за це відповідає земельний суд Фульди або інший земельний суд)
- Довідки про несудимість
(за це відповідають Федеральне управління юстиції та Федеральне управління закордонних справ) - Документи та рішення інших федеральних органів
(за це відповідає Федеральне відомство з питань закордонних справ) - оригінали шкільних атестатів
(за це відповідає Державне управління освіти) - Оригінали документів про вищу освіту, виданих Університетом Фульди
(атестат, диплом, додаток до диплома) (за це відповідає Університет Фульди) - Постанови та довідки податкової інспекції
(за це відповідає податкова інспекція міста Фульда) - медичні та клінічні документи
(за це відповідає районне управління охорони здоров’я)
Які комісії стягуються?
Адміністрація землі Кассель стягує збір у розмірі 25,00 євро за кожен документ. Район Фульда не стягує зборів за попереднє засвідчення.
Заяви / Бланки